Klokkenluiders- en klachtenregeling
1. Algemeen Ingevolge art. 32 van de Verordening accountantsorganisaties (VAO) dient Bannink accountants en belastingadviseurs te beschikken over een klokkenluidersregeling.
Art. 32 VAO 1. Bannink accountants en belastingadviseurs heeft een regeling die waarborgt dat personen van buiten de accountantsorganisatie en bij haar verbonden personen zonder gevaar voor hun rechtspositie vermeende onregelmatigheden binnen of (mede) buiten de accountantsorganisatie aan de orde kunnen stellen. Deze regeling leidt ertoe dat klachten worden vastgelegd, vertrouwelijk en tijdig worden behandeld en dat de onregelmatigheden waarover wordt geklaagd, indien gegrond, tijdig worden afgehandeld door het nemen van passende maatregelen door Bannink accountants en belastingadviseurs. 2. De in het eerste lid bedoelde regeling wordt in elk geval op de website van Bannink accountants en belastingadviseurs geplaatst. Een versie op papier van deze regeling stuurt Bannink accountants en belastingadviseurs desgevraagd toe aan personen buiten de accountantsorganisatie.
2. Reikwijdte Deze klokkenluidersregeling heeft betrekking op de volgende situaties:
- A. handelingen die leiden tot strafbare feiten door Bannink accountants en belastingadviseurs of haar medewerkers;
- B. alle werkelijke of vermoedelijke andere overtredingen van externe wet- en regelgeving door Bannink accountants en belastingadviseurs of haar medewerkers;
- C. alle werkelijke of vermoedelijke overtredingen van interne regelgeving door Bannink accountants en belastingadviseurs of haar medewerkers;
- D. (dreigende) intimidatie van medewerkers door collega's dan wel leidinggevenden;
- E. (dreigende) onrechtmatige vernietiging of manipulatie van gegevens of informatie;
- F. en verder alle situaties die naar de mening van een melder voor melding aan de vertrouwenspersoon in aanmerking komen.
Indien er sprake is van verschillen van inzicht, dan wel klachten over het optreden van Bannink accountants en belastingadviseurs dan wel haar medewerkers, kan ook gebruik worden gemaakt van deze klokkenluidersregeling. Het verschil met de hiervoor genoemde richtlijnen hangt samen met het feit dat gebruik van de klokkenluidersregeling altijd op basis van anonimiteit plaatsvindt.
3. Procedure
- 1. Indien sprake is van een situatie die onder de reikwijdte van deze klokkenluidersregeling valt, heeft de melder de mogelijkheid deze te melden aan de vertrouwenspersoon.
- 2. De melding aan de vertrouwenspersoon vindt uitsluitend elektronisch plaats via roxan@banninkab.nl
- 3. Externe derden kunnen eveneens een melding verrichten via dit e-mailadres.
- 4. De vertrouwenspersoon bevestigt de melding binnen 1 week aan de melder. De vertrouwenspersoon informeert de melder tevens hoe en binnen welke termijn diens melding in behandeling zal worden genomen. Deze termijn bedraagt uiterlijk vier weken na de ontvangst van de melding.
- 4. a) Indien sprake is van een situatie genoemd onder A en E, informeert de vertrouwenspersoon onmiddellijk de directeur. De vertrouwenspersoon informeert hierover tevens de melder.
- 4. b) Indien sprake is van een (dreigende) overtreding van interne of externe beroepsregelgeving informeert de vertrouwenspersoon de compliance officer.
- 4. c) Bij het informeren van de directie en compliance officer als bedoeld in de punten 4a en 4b maakt de vertrouwenspersoon de bron niet bekend.
- 5. De vertrouwenspersoon informeert de melder uiterlijk na vier weken over de afhandeling van zijn melding en de maatregelen die zijn genomen. Indien deze termijn door onvoorziene omstandigheden niet kan worden gehaald, informeert de vertrouwenspersoon de melder hierover en geeft hij aan op welke termijn de melder zal worden geïnformeerd over de afwerking van diens melding.
- 6. Meldingen die betrekking hebben op een (dreigende) overtreding van interne of externe beroepsregelgeving worden in alle gevallen door de vertrouwenspersoon afgehandeld in overleg met de compliance officer met inachtneming van de vertrouwelijkheid.
4. Vertrouwelijkheid
De melding, de correspondentie hierover en de behandeling geschieden onder volledige geheimhouding en vertrouwelijkheid, tenzij de melder de vertrouwenspersoon ontheft van zijn geheimhoudingsplicht.
Het bestuur van Bannink accountants en belastingadviseurs garandeert medewerkers die meldingen aan de vertrouwenspersoon doorgeven op grond van deze klokkenluidersregeling, dat de melding op geen enkele wijze van negatieve invloed zal zijn op zijn/haar functioneren binnen Bannink accountants en belastingadviseurs dan wel zijn/haar carrière.
Klachtenregeling Bannink accountants en belastingadviseurs
Mocht u aanmerkingen hebben op het handelen van een medewerker of op de dienstverlening van Bannink accountants en belastingadviseurs dan kunt u zich wenden tot een van de partners (zie onder 'Partners' elders op deze site) dan wel compliance officer). Wij gaan ervan uit dat meldingen te goeder trouw zijn en uiting geven aan oprechte, gegronde zorg. Alle meldingen worden door ons zorgvuldig beoordeeld. Wij zullen uw klacht of melding vertrouwelijk behandelen.
Indienen van klachten
Wanneer een klacht schriftelijk wordt ingediend dan dient deze ondertekend te zijn en ten minste de volgende gegevens te bevatten:
- Uw naam en adresgegevens;
- Dagtekening van de schriftelijke klacht;
- Een duidelijke omschrijving van de gedraging waartegen de klacht is gericht.
U kunt uw schriftelijke klacht richten aan Bannink accountants en belastingadviseurs. Klachten die mondeling worden ingediend, worden door de partner van Bannink accountants en belastingadviseurs, Accountants en Adviseurs die u te woord staat op uw verzoek op schrift gesteld en, na uw ondertekening, doorgeleid naar de directie van Bannink accountants en belastingadviseurs en de compliance officer.
Binnen 10 werkdagen na ontvangst van uw schriftelijke klacht dan wel uw ondertekende op schrift gestelde mondelinge klacht ontvangt u van Bannink accountants en belastingadviseurs een ontvangstbevestiging. Tegelijkertijd ontvangt u nadere informatie omtrent de verdere procedure van de klachtbehandeling. De volledige tekst van onze klachtenprocedure is beschikbaar op aanvraag.